Особенности организации медосмотра работников офиса

Особенности организации медосмотра работников офиса
Периодический медицинский осмотр сотрудников офиса в Санкт-Петербурге

Согласно пункту 3.2.2.4 Перечня, утверждённого приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 г. № 302н предварительные и периодические медицинские осмотры проводятся в обязательном порядке при наличии на рабочем месте электромагнитного поля широкополосного спектра частот от ПЭВМ в том случае, если работы по считыванию, вводу информации в режиме диалога составляют в сумме не менее 50% рабочего времени, независимо от результатов специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест по условиям труда.
Этот пункт делит офисных работников на две группы. Что же делать работодателю в такой ситуации?

1. Сотрудники проводят за компьютером менее 50 % рабочего времени.

В письме Минтруда России от 21 марта 2014 г. № 15–2/ООГ-242 сообщается следующее: если работники проводят за персональным компьютером меньше половины рабочего дня, то они не подлежат обязательным медосмотрам. Для работодателя это выгодно, потому что позволяет сократить расходы. Важно определить сколько времени по каждой должности отведено работе, при выполнении которой не нужен компьютер и зафиксировать это в локальных нормативных актах для исключения возможных споров с инспектором Государственной инспекции труда. Законодательно не урегулировано, в каком именно документе работодатель может закрепить долю работы, которую работник выполняет не задействуя компьютер. Так что здесь можно поступать по своему усмотрению. Главное, чтобы такой документ у вас был, когда придет с проверкой инспектор.

Какие возможны варианты?
Например можно расписать в должностной инструкции или трудовом договоре функциональные обязанности работников таким образом, чтобы было понятно какую работу выполняют за компьютером, а какую без компьютера (проверяют бумажные документы, сшивают, подписывают, совершают телефонные звонки и др.).

Еще можно создать Положение или инструкцию, регламентирующие работу за компьютером и там прописать кто и сколько времени проводит за компьютером. В таком положении (инструкции) можно описать как правильно сидеть за компьютером, каким должно быть расстояние до монитора, регламентировать перерывы, расписать гимнастику для глаз.

В интернете встречаются рекомендации о создании приказа по всем должностям, в котором содержится информация о том, сколько времени сотрудники могут проводить за компьютером. Такой приказ вы вправе издать в любое время и в произвольном виде. Сведения о продолжительности работы за компьютером по каждой должности лучше оформить в виде сводной таблицы. В этой таблице пропишите должности так же, как они приведены в штатном расписании. Рядом с каждой должностью укажите, какая часть рабочего времени в процентах отводится сотрудникам на работу за компьютером. Напротив тех должностей, которые проводят больше 50% рабочего времени перед монитором, укажите, в какой срок работники обязаны пройти периодический медицинский осмотр. В одной из граф таблицы рекомендуем кратко перечислить, какая именно работа выполняется сотрудниками без использования компьютера. При отсутствии этой информации проверяющие могут засомневаться, действительно ли у ваших сотрудников имеются обязанности, которые выполняются ими без использования компьютера.

2. Сотрудники проводят за компьютером более 50 % рабочего времени

В отношении таких сотрудников необходимо действовать так же как и в отношении прочих сотрудников, подлежащих предварительным и периодическим медосмотрам по приказу № 302н. Вот что необходимо сделать работодателю:
1) Включить в контингент работников, подлежащих предварительным и периодическим медицинским осмотрам;
2) Утвердить контингент работников и направить в территориальный отдел Роспотребнадзора в течение 10 дней с момента утверждения;
3) Согласовать дату начала проведения медосмотра с медорганизацией;
4) Подготовить поименный список на основании контингента работников и направить в медорганизацию в срок не позднее чем за 2 мес. до начала проведения медосмотров;
5) Ознакомить работников с графиком проведения медосмотров (как минимум за 10 дней до его начала, а лучше раньше);
6) Оформить и выдать работникам направления на медосмотр;
7) Получить заключительный акт от медицинской организации.

Число сотрудников компании, проводящих за компьютером по меньшей мере половину своего рабочего времени, необходимо отразить в графе 7 табл. 10 формы-4 ФСС при подготовке расчета страховых взносов. В этой графе указывают общее число сотрудников, работающих в таких условиях, при которых необходимо прохождение обязательных медосмотров по приказу № 302н. При этом в графе 8 табл. 10 формы 4-ФСС необходимо указать количество работников, которые уже прошли обязательные медосмотры.

Обратите внимание: Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 г. утверждена новая форма 4-ФСС. Сдавать отчетность по новой форме необходимо начиная с 1-го квартала 2017 г.

Сотрудники, занятые работой за компьютером более 50 % рабочего времени, должны проходить периодические медицинские осмотры один раз в два года. Объем обследования при проведении периодических медицинских осмотров в Санкт-Петербурге можно  посмотреть здесь: http://medicalsafety.ru/articles/profosmotr_rabotnikov_s_sankt_peterburge/periodicheskiy_medosmotr_pri_rabote_na_pevm_pk/

Несоблюдение требований законодательства в области охраны труда, в том числе допуск работника к труду без прохождения в установленном порядке профосмотров или при наличии медицинских противопоказаний, согласно ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 15000 до 20000 рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, (индивидуальных предпринимателей) - от 15000 до 20000 рублей;
- на юридических лиц - от 110000 до 130000 рублей.
Подробнее об ответственности работодателя за нарушение требований законодательства об охране труда вы можете почитать здесь: http://www.medicalsafety.ru/services/periodicheskie_meditsinskie_osmotry/otvetstvennost_rabotodatelya_i_posledstviya_dlya_rabotnika_esli_ne_proveden_meditsinskiy_osmotr/.